Ticari defterler tacir olmanın yükümlülüklerden birisidir. “Tacirler”, “tacir gibi sorumlu olanlar” veya “tacir gibiler” şeklinde sıraladığımız kişiler zorunlu olarak ticari defter tutmak zorundadırlar. Yine TTK m.195 uyarınca hakim teşebbüsün de tacir olacağına dair hüküm vardır ve bu bağlamda hakim teşebbüste ticari defteri tutmak zorundadır.

Bütün ülkelerin hukuk sistemlerinde tacirler için defter tutma yükümü vardır ve bunun bazı nedenleri şu şekildedir;

• Tacirin bütün işlemlerinin devlet tarafından kontrol edilmesi daha doğrusu burada vergi tahakkununun, yani kayıtlarının takip edilmesi gerekmektedir. Devlet, tacirleri bu şekilde kontrol altında tutmaktadır ve takip etmektedir.

• TTK’da borca batıklık vardır. Defterlerdeki ya da bilançolar üzerinde yapılan çalışmalarla bir şirketin borca batık olup olmadığı anlaşılmaktadır.

• Ticari defterler esas itibariyle hem yasal takibin yapılabilmesi hem de bir ticari işletmenin kendi durumunu takip edebilmesi için önemlidir. Bu nedenle defter tutmaya ilişkin yükümlülüklerden bir diğeri devlet tarafından vergi kayıtlarının belirlenmesi ve bu vesileyle tacirin devlete hizmet etmesidir.

Gerçek kişi tacir ve tüzel kişi tacir arasında fark vardır. Eğer bir kişi tek başına ticaret yapıyorsa o kişi kendi defterini tutacaktır. Buna karşılık örn. bir anonim şirkette beş ortak varsa, bu beş kişi tacir sayılmamaktadır. Ortada bir tüzel kişilik varsa gerçek kişiler tacir sıfatını kazanamaktadırlar. Dolayısıyla tüzel kişilerde defter tutma zorunluluğu bizatihi tüzel kişiye aittir.

Buna karşılık tüzel kişiliği bulunmayan şirketlerde örn. adi şirketler vardır. Adi şirketlerde ise defter tutmaya yükümlü olan kişiler ortaklardır. Adi şirkette en az iki ortağın varlığı gereklidir. Adi şirkette ortaklar tacir sayıldığı için bir ticari işletmeyi kısmen dahi işlettikleri için bunlar defter tutmaya yükümlü kişilerdir ve her ortak burada ayrı ayrı defter tutmak zorundadırlar.

TTK m.195/5 özel bir düzenlemedir ve hakim teşebbüse temas etmektedir. Eğer bir şirketler topluğununda hakim teşebbüsten bahsediliyorsa, bir kişi birden fazla şirketi elinde bulundurduğu paylarla kontrol edebilme imkanına sahipse, bu kişide tacir sayılmaktadır ve defter tutmak zorunluluğu hasıl olmaktadır.

A-Ticari Defter Çeşitleri

Uygulama açısından eski ve yeni TTK arasında farklılıklar söz konusudur. Eski TTK belli başlı defterleri saymaktaydı (işletme defteri, yevmiye defteri, defter-i kebir gibi) ve bu defteleri saydıktan sonra her bir ticari işletmenin büyüklüğüne göre ilave defterleri tutma yükümlülüğü getirmekteydi. Ancak ilave defterlerin ne olduğu meselesi açıklığa kavuşturulamamıştır ve bu sebeple uygulamada belirsizlikler söz konusuydu.

Hangi defterlerin zorunlu olarak tutulacağı noktasında yeni TTK, bu sistemden ayrılmıştır ve belirsizliği önlemeye çalışmıştır. Burada kanun Türkiye Muhasebe Standartlarına (TMS) atıf yapmaktadır. Türkiye’deki şirketler TMS tarafınan öngörülen defterleri tutmakla yükümlüdürler.

Ticari defterler noktasında TTK, tutulması gereken zorunlu defterlerin bazılarını kanunda saymaktadır ve bu defterler;

1-Yevmiye defteri

Yevmiye defteri esas olarak günlük defter anlamına gelmektedir. Bu deftere her yapılan işlem günlük olarak kaydedilmektedir. Buraya kaydedilenler, alacak borç hanesi şeklinde herkesin tutabileceği şekilde deftere tek tek işlenmektedir. Burada ki sistem tarih esasına göre yürütülmektedir.

2-Defter-i kebir

TTK’da ismen sayılan ve tutulması zorunlu olan bir diğer defter de defter-i kebirdir. Kelime anlamı olarak “büyük defter” anlamına gelmektedir. Burada yevmiye defterine geçirilen kayıtların ayrılması ve tek tek kendi defterlerine işlenmesi durumu söz konusudur. Burada yapılan işlemler kendi bölümlerine aktarılmaktadır. Örn. tacir işletmesi için işçi maaşlarına ayrı bir defter açar ya da işletmesine aldığı mal kalemlerini ayrı şekilde tutmaktadır.

Burada öncelikle kural olarak tüm işlemler gün gün, işlem yapıldıkça yevmiye defterine geçirilmektedir. Bundan sonra da buradaki her hesaba ilişkin özel deftere atma durumu olmaktadır. Böylece bir tacir gerektiği noktada istediği bilgiye, spesifik kısma çok daha hızlı şekilde erişim imkanı bulabilmektedir. Tacir, yapacağa işleme ilişkin sadece deftere bakarak karar verme imkanına sahip olmaktadır. Örn. kasasında ay başında ve ay sonunda ne kadar kaldığını ve nasıl hareketler olduğunu, defter-i kebir’e bakarak hızlıca ve doğru şekilde erişim imkanı bulmaktadır. Kasaya giren ve çıkan her kalem yazılır ve kaydedilir ve bu şekilde tacir kendi durumunu kolaylıkla takip edebilmektedir.

3-Envanter defteri

Bir işletmenin açılış ve her hesap dönemi sonunda bütün alacakların, borçların, kıymetli evrakın, banka hesaplarının toplandığı ve bütün bu hesapların tek tek kalem yazılarak, nihayetinde envanterine geçirilerek tacirin kendi durumunu görebildiği defterlerdir.

Tüm defterlerin en sonunda geçirildiği ya da mali yılın başında geçirildiği yer envanter defteridir. Bu deftere bakan tacir tüm durumunu görebilmektedir. Şirketler Hukukunda finansal tablolar dediğimiz, şirketin durumu, finansalları, kar zararları gibi bütün konular, enventer defteri çıkartılmadan anlaşılamamaktadır.

Yıl sonu envanterinin çıkartılabilmesi için uygulamada stok sayımları yapılmaktadır. Burada alacak verecek hesapları yapılmakta ve gözden geçirilmektedir. Envanterler bu yüzden bir ticari işletmenin vazgeçilmez unsurlarındandır.

Tüm defter türlerine ilişkin özetle, bir ticari işletmenin gündelik işlemlerini tacir yevmiye defterine kaydetmektedir. Daha sonra bunun kolayca takip edilebilmesi için defter-i kebire kaydı ve en sonunda da bunların yıl sonlarında tacirin kendi durumunu görebilmesi için envanter defterine atılması durumu söz konusudur. Tacirin birden fazla işletmesi varsa her işletme bazında ayrı defter tutmak zorundadır.

B- Amaçlarına Göre Ticari Defterler

Burada muhasebe ile ilgili olanlar ve olmayanlar şeklinde ikili bir ayrıma gitmek gerekmektedir. Yukarıda belirtmiş olduğumuz üç defter; yevmiye, defter-i kebir ve envanter defterleri işletmenin kendi finansal durumunu görebilmesi açısından düzenlediği defterlerdir. İşletme bu defterlere bakarak, karda mı yoksa zararda mı bunu görebilmektedir.

Ayrıca muhasebe ile ilgili olmayan defterler de vardır. Örn. genel kurul müzakere defteri, YK karar defteri, pay defteri gibi. Bunların her biri önemlidir ve dolayısıyla muhasebe ile ilgili olmayan ancak şirketin gidişatını gösteren defterler de bulunmaktadır ve bu minvalde amaçlarına göre muhasebesel defterlerden ayrılmaktadırlar.

C- Defter Tutulması

Defterler, üçüncü kişilerin makul sürede yapacakları incelemeler, işletmenin finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulmalıdır. İşletmenin faaliyetleri bu ticari defterlerden izlenebilmelidir.

Ticari defterlerin tutulması uluslararası muhasebe standartlarına uyumlu olmalıdır. Buradaki amaç esasında yeknesak bir sistemin oluşturulma gayretidir. Üçüncü kişi uzmanlar yapacakları makul inceleme ile şirketin içini dışını rahatlıkla görebilmelidirler. Bu doğrultuda çıkartılmış bir tebliğ de vardır ve kurallara uymak gereklidir ve defterler için açılış onayı gerçekleşmelidir. İlgili defterin açılış onayı yapılmalı ve noter’ler bu defterlerin tasdikini yapmalıdırlar.

Açılış onayları her hesap dönemi için yeniden yapılmaktadır. Ancak pay defteri gibi diğer defteler için bu açılış onayları yeniden yapılmamaktadır. Sayılan üç defter için her yıl açılış onayının yapılmasının sebebi, devletin bütün her şeyi bu kapsamda takip edebilmesidir.

Muhasebe ile ilgili defterler kapanış onaylarını da taşımak zorundadırlar. Tüm defter türleri için açılış ve kapanış onay süreleri farklıdır. Eğer bu tarihlere uygun olarak defterler tutulmamışsa uygunsuzluk vardır. Ticareti defterler tutulurken uyulması gereken bir takım ilkeler bulunmaktadır. Bu ilkeler;

• Defter, eksiksiz tutulmalıdır
• Doğruluk
• Zamanında kayıt
• Düzen ilkesi.

Defterl tutulurken elbette hata da yapılabilmektedir. Bir ticari defterde hata yapıldığı zaman bu tek bir çizgi ile üzeri çizilerek düzeltilebilmektedir. Ancak bu işlem alt tarafı okunmayacak şekilde silmeyle ya da komple daksilleme ile olmamalıdır. Şayet bu şekilde bir düzeltme olursa tahrifat oluşur ve cezayi sonuçlar doğmaktadır. Özetle burada çizgi ile çizme ve ilgili kaydın altına, doğru kaydın yazılması gerekmektedir.

Elektronik ortamda da Maliye Bakanlığına bağlı olarak defter tutulabilmektedir.

Kural olarak defterleri tacirler saklamak zorundadırlar. Defterlere ilişkin işlemler bittikten sonra ya da ticaretin terkedilme durumu olsa dahi bu belgeler, 10 yıl boyunca saklanmak zorundadırlar. Fatura ve fişlerin VUK uyarınca saklanma süresi 5 yıldır ancak ticari deftelerde bu süre 10 yıldır.

D- Defterlerin Zayi Olması

Defterler zayi olabilirler. Yangın, sel, hırsızlık gibi durumlar söz konusu olabilmektedir. Tacir bu gibi durumlarda 15 gün içerisinde ticaret mahkemesine başvurmaktadır ve  mahkemeden zayi belgesi almaktadır. Bu belge uygulama açısında oldukça önemlidir. Defterlerle ispat edilmesi gereken bir konuya ilişkin şayet böyle bir belge alınmazsa ve sunulmazsa, karşı iddianın ispatı mümkün olmamaktadır. Bu belgenin ortaya konulamaması durumunda karşı tarafın iddiası kabul edilmiş sayılmaktadır.

Defterin zayi olması ve yine bu belgenin alınmaması durumunda iflas durumu açısından konu önem arz etmektedir. Tacir bu belgeyi almaz ve sonrasında da iflas ederse, taksiratlı müflis olmaktadır. Yani kusurlu şekilde iflas etmiş olur ve TCK açısından da hapis cezası söz konusu olmaktadır.

Üçüncü olarak, yine defterin zayi olması ve belgenin alınmaması durumunda Şirketler Hukuku açısından YK üyelerininin sorumluğuna yol açmaktadır. Bu defterlerin tutulması münhasıran YK üyelerinin sorumluluğundadır ve bu zayi olan deftere ilişkin eğer üyelerin elinde belge yoksa, YK üyeleri açısından yine TCK açısından hapis cezası söz konusu olmaktadır.

Onaylanmamış belgeler için zayi belgesinin istenemeyeceği kanaatindeyiz. Burada zaten tasdik işlemi olmadığı için haliyle böyle bir belgenin de alınamayacağı düşüncesindeyiz.

Zayi durumuna ilişkin davalar hasımsız olmaktadır. Ancak davanın hasımsız olması demek, kolay bir dava olduğu anlamına gelmemelidir. Hakim durumu detaylıca araştırarak, somut durumun makul bir sebebe dayanıp dayanmadığı kontrol etmektedir.

Zayi belgesinin alınamaması durumunda sonuç olarak;

• Defterlerin ibrazından kaçınılmış olur,
• Tacir, ispat hakkından mahrum kalır,
• Deftere ilişkin ispatla ilgili hususlarda aleyhe sonuçlar doğar,
• Tacir, taksiratlı müflis durumuna düşer,
• Yöneticilerin sorumluluğu doğar ve idari para cezası olur,
• Adli para cezası ve defterlerde usulsüz kayıt olursa da hapis cezası söz konusu olmaktadır.

E- Defterlerin İncelenmesi

Ticari defterlerin incelenmesi;

• İşletme içi inceleme
• İşletme dışı inceleme

olmak üzere iki şekilde incelemeye tabi tutulmaktadır. Kural olarak AŞ ve LTD ortaklarının defterleri inceleme imkanı bulunmamaktadır. Pay sahiplerinin şirket hakkında bilgi alabilmesi sadece genel kurullar öncesindeki finansal tablo incelenmesinde olmaktadır.

Kural olarak sermaye şirketlerinde pay sahipleri, mahkemede açacağı dava ile bilgi alma haklarını kullanabilmektedirler. Ayrıca özel denetçi vasıtasıyla da defterleri inceletebilmektedir. Bu hususlar dışında pay sahibinin defterleri incelemesi mümkün değildir.

Buna karşılık şahıs şirketlerinde ise sınırsız sorumlululuk olduğu için ortaklar defterleri inceleyebilmektedir. Esasen riskten dolayı ne kadar sınırsız sorumluluk varsa,  o derecede de inceleme hakkı bulunmaktadır.

Bir uyuşmazlık çıktığı zaman karşımıza iki kavram gelmektedir;

• Defterlerin ibrazı,
• Defterlerin teslimi.

İbraz, ilgili kayıtların sunulması anlamına gelmektedir. Defterlerin tesliminde ise tüm defterler bir bütün olarak teslim edilmektedir. Elektronik belgelerinde çıktısı alınarak belirli bir yere kaydedilmesi mümkündür.

Uyuşmazlıklarda taraflardan birisi tacir olmasa bile, tacir olan diğer tarafın defterlerinin incelenmesini talep edebilmektedir. Karşı taraf ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf ibrazı ispat etmiş sayılmaktadır. Uygulamada delil sözleşmesi olarak geçen ve diğer tarafın ispat aracını önemli ölçüde ortadan kaldıran sözleşmelerse geçersizdir.

F- Defterle İspat

Usulüne uygun olarak tutulmamış defterlerdeki kayıtlar tacirlerin aleyhine olmaktadır. Lehe kayıtlar ise geçerli değildir. Eğer bir ticari defter tutulmuş ancak tutulan bu defter usulüne uygun değilse, defeterlerdeki kayıtlar ilgili defter sahibinin aleyhine olacaktır.

Tacirlerin kendi oluşturdukları defterleri delil olarak kullanabilmesinin belirli şartları vardır;

• Tacirin kendi tuttuğu deftere dayanması için uyuşmazlığın ticari olması gerekir.
• Her iki taraf da defter tutmakla yükümlü olmalıdır.
• Defterler usulüne uygun tutulmalı ve kayıtlar birbiri ile uyumlu olmalıdır.
• Karşı taraf, tacirin sunduğu defteri kendi delilleri ile çürütmemiş olmalıdır.
• Silahların denkliği ilkesi ile uyumluluk gereklidir.

Silahların denkliğinden anlaşılması gereken tacirin tuttuğu deftere dayanılabiliyorsa, karşı tarafın da defterine dayanılabilir mantığı ve bunun eşitliğinin gözetilmesi mantığıdır.

UYARI

Web sitemizdeki tüm makale ve içeriklerin telif hakkı ÖzEr Avukatlık Bürosu’na aittir. Tüm içerik ve makaleler hak sahipliğinin tescili amacıyla elektronik imzalı ve zaman damgalıdır. Sitemizdeki içeriklerin kopyalanarak veya özetlenerek izinsiz bir şekilde başka web sitelerinde yayınlanması halinde hukuki ve cezai işlem yapılacaktır.